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Gute Organisation ist Gold wert

Mai 2014 15

Warum eine Organisationsanalyse sofort Effizienz, Umsatz und Qualität in Praxis, Zahnarztpraxis oder MVZ steigert.

Erschienen in "Heilberufe-Beratung direkt digital" Nr. 5/2014

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Erschienen in "Heilberufe-Beratung direkt digital" Nr.5/2014


Der Umgang mit Patienten erfordert ein höchstes Maß an Sensibilität und Sorgfalt. Neben den – sehr berechtigten – Erwartungen seitens der Patienten sieht sich die moderne Praxis steigenden Kosten, Fachkräftemangel und zunehmenden Konkurrenzdruck gegenüber. Die Unternehmen im ambulanten Gesundheitswesen müssen heute mehr denn je nach höchster Qualität und absoluter Effizienz streben. Die Organisationsanalyse ist ein sehr vielseitiges und kostengünstiges Instrument. Schnell und effektiv findet eine Organisationsanalyse Optimierungsansätze und macht Erfolg planbar.

Anwendungsbereiche

Eine Organisationsanalyse lässt sich auf sehr unterschiedliche Aspekte anwenden: Über die Analyse und Optimierung organisatorischer Abläufe hinaus, können Praxisvision, Praxismission und Praxisziele Gegenstand der Untersuchung sein. Auch bei der Analyse von „Kunden“-Erwartungen, Aufgaben- und Verantwortungsverteilung, praxisinternen Konflikten, Beziehungsgeflechten sowie Führungskultur findet die Organisationsanalyse häufig Anwendung. Die Ergebnisse sind oft überraschend und führen unmittelbar zu messbaren Verbesserungen.

So funktioniert die Organisationsanalyse

In der Regel kommen bei der Organisationsanalyse zwei Verfahren zur Anwendung: das Beobachten und die Befragung. Jedes Verfahren exploriert einen anderen Ansatz und beinhaltet andere Vor- und Nachteile.
Werden beide Verfahren parallel zum Einsatz gebracht, ergänzen sie sich gegenseitig. Der jeweilige Prozess wird auf diese Weise vollumfänglich untersucht. Alle Faktoren, die entscheidend am Zusammenspiel beteiligt sind, können so erfasst werden. Auf diese Weise wird sichergestellt, dass die sich aus der Analyse ergebenden Optimierungsmaßnahmen in der Praxis auch tatsächlich umgesetzt werden können.

Schritt 1.: Beobachten
Die strukturierte Beobachtung bietet den Vorteil der Unmittelbarkeit zum Vorgang. Verhalten und Abläufe können direkt erfasst und analysiert werden. Zusammenhänge von Prozessen lassen sich mit diesem Verfahren jedoch kaum ableiten.

Schritt 2: Befragung
Mithilfe gezielter Befragung lassen sich wichtige Zusammenhänge und Hintergründe von Prozessen erkennen. Die Befragung macht das Denken und die Einstellungen der Befragten zu bestimmten Themen zugänglich. Je nach Zielstellung kann die Befragung in Form von Interviews, Fragebögen oder Workshops erfolgen.

Wird Beobachtung mit Befragung kombiniert, verbindet sich Unmittelbarkeit mit Zusammenhängen. Unabhängig von der Komplexität, entsteht ein umfassendes Bild. Die relevanten Stellschrauben werden eindeutig und neutral identifizierbar.
Daraus leitet die Organisationsanalyse geeignete Verbesserungsmaßnahmen ab. Die Mitarbeiter sind am gesamten Prozess aktiv beteiligt und werden nicht erst bei der Implementierung eingebunden. Auf diese Weise ist sichergestellt, dass Optimierungsprozesse tatsächlich zur Anwendung kommen und nicht nur „für die Schublade“ entwickelt werden. Resultate werden unmittelbar sicht- und messbar.

Beispiel Vorsorge, Impfungen und Praxissoftware
Wie effektiv eine Untersuchung mittels einer Organisationsanalyse ist, zeigt das Beispiel: Häufig wird die Praxissoftware nur oberflächlich genutzt. Hintergrund ist meist mangelndes Wissen. Viele Softwarefunktionen hat es noch vor wenigen Jahren nicht gegeben und je nach Praxisgröße, Facharztrichtung etc. sind darüber hinaus die Anforderungen sehr verschieden.
Jede Standardsoftware für die Praxis bietet jedoch heute eine Vielzahl sinnvoller Funktionen, wie beispielsweise Erinnerungsbuttons bei Vorsorgeleistungen und Schutzimpfungen. Mithilfe einer Organisationsanalyse können, ganz individuell auf die jeweilige Praxis zugeschnittene, optimal strukturierte Verfahren entwickelt und implementiert werden. Auf diese Weise werden Patienten bestmöglich versorgt, und der verbesserte Service führt zu mehr Praxisumsatz und mehr Zufriedenheit – bei Team und Patienten.

Fazit:
Es lohnt sich immer, genau hinzuschauen. Die Stellschrauben sind vielfältig und je nach Praxisgröße, Fachrichtung etc. sehr individuell zu betrachten. In jeder Praxis gibt es sehr viele, ganz unterschiedliche Abläufe, an denen wiederum ganz unterschiedliche Personen beteiligt sind – Das birgt ein enormes Reibungspotenzial.

Dringend empfohlen ist eine Organisationsanalyse, wenn das System „krankt“. Symptome hierfür können sein:

  • Praxismitarbeiter sind nicht ausreichend motiviert.
  • Vorhaben verlaufen im Sande.
  • Ohne Kontrolle funktioniert nichts.
  • Das Praxisklima könnte besser sein.
  • Die Mitarbeiter verstehen nicht, worum es geht und machen häufig Fehler.
  • Fehler passieren, aber nie ist jemand schuld.

Eine Organisationsanalyse führt mit Sicherheit immer zu mehr Effektivität, Wirtschaftlichkeit und Qualität. Im Bereich des ambulanten Gesundheitswesens ein unverzichtbares, wertvolles Instrument der Unternehmenssteuerung.