Finanzierung, Liquidität, Controlling, Personal

Wesentliche Faktoren für den Erfolg - erschienen in NWB "Heilberufe-Beratung direkt digital"

Im ambulanten Gesundheitswesen stehen heute Praxen, Zahnarztpraxen, Medizinische Versorgungszentren und Apotheken vor großen Herausforderungen. Seit Jahren gilt das Gesundheitswesen als Wachstumsmotor Nummer Eins. Gleichzeitig befindet sich der Markt in einem äußerst dynamischen Veränderungsprozess. Wandel in Gesellschaft und Politik verändern Erwartungen von Patienten, Kassen und anderen Akteuren. Komplexität und Anspruch steigen.
Über Erfolg oder Misserfolg einer Praxis, Zahnarztpraxis, Apotheke oder eines Medizinischen Versorgungszentrum entscheiden heute neben den fachlichen, medizinischen Kompetenzen viele weitere Elemente. Finanzierung, Liquidität, Praxiscontrolling, Rechnungswesen und Personal gehören mit zu den wichtigsten Faktoren.

Finanzierung als Erfolgsfaktor – ohne Liquidität ist alles nichts

Fehler in der Finanzierung gehören zu den folgenschwersten Versäumnissen des Praxismanagements und stellen eine der häufigsten Insolvenzursachen dar. Sehr viele Praxisgründungen scheitern, noch bevor sie richtig ans Laufen kommen, an unzureichender Finanzierung. 30 Prozent Eigenkapital sind wünschenswert, entsprechen aber nicht der Regel.

Gründer, die über eine gesunde Eigenkapitalbasis verfügen, stehen auf einer soliden Basis und genießen häufig zusätzliche Vorteile. Denn Vermögenswerte in Form von Immobilien, Geräten oder Cash führen zu einer verbesserten Bonität. Gleichzeitig fällt der zu leistende Kapitaldienst niedriger aus. Auf einer solchen finanzstarken Basis lässt sich unternehmerische Unabhängigkeit selbst in schwächeren Jahren deutlich einfacher wahren.

Eine ausreichende Finanzierung schafft eine der wichtigsten Grundvoraussetzung für eine erfolgreiche Praxisgründung. Viele Gründer gehen jedoch ein hohes Risiko ein, indem sie den Finanzierungsbedarf unterschätzen. Um den Finanzierungsbedarf genau zu bestimmen, ist ein solider Finanzplan notwendig. Darin sollten umfassend sämtliche aktuellen und zukünftigen Verbindlichkeiten enthalten sein, wie bspw. auf den Gründer zukommende Steuervoraus- oder Nachzahlungen, Versicherungsverbindlichkeiten und Investitionskosten. Die möglichst detaillierte Aufstellung, ergänzt mit einem zusätzlichen Liquiditätspuffer von rund 25 Prozent, bildet eine verlässliche Basis für die Gesamtfinanzierung.

Ausreichende Liquidität entscheidet maßgeblich über die Zukunft von Praxis, Zahnarztpraxis oder Apotheke und muss deshalb gegenüber der Rentabilität immer vorrangig behandelt werden. Zwar mindert eine hohe Liquidität die Rentabilität; da sich aber eine unzureichende Liquidität schnell zu einer existenzbedrohlichen Situation entwickeln kann, ist der Erhalt von ausreichender Liquidität unabdingbar.

Hinweise auf negative Liquiditätsentwicklung:

Negative Liquiditätsentwicklungen können sich beispielsweise abzeichnen, wenn Investitionen zu früh, zu spät, unwirtschaftlich oder gar nicht geplant werden. Ansteigende Verschuldung, ansteigende Zinslast, rückläufiger Cashflow, Verlängerung der Entschuldungsdauer oder ein Aufzehren des Eigenkapitals sind häufige Zeichen für ein sich entwickelndes Liquiditätsproblem.

Um die Liquidität von Praxis- und Privatanteil sicher zu steuern, sind zuverlässige Controlling-Instrumente notwendig. Praxisinhaber, die selbst nicht über die Möglichkeit verfügen, Controlling innerhalb ihrer Praxis zu organisieren, können heute alternativ auf externe Dienstleister zurückgreifen. Seriöse Angebote berücksichtigen alle praxisrelevanten Kennzahlen wie Fachrichtung, Standort, Personalstruktur, Leistungsangebot sowie die private Vermögensentwicklung, Vorsorgeleistungen oder andere, individuelle Verbindlichkeiten.

Controlling als Erfolgsfaktor - Gebucht ist nicht gesteuert

Praxis-Controlling, professionell betrieben, ist ein höchst sensibles Frühwarnsystem. Es beinhaltet sowohl eine kurz - als auch eine langfristige Finanzplanung, also auf Quartals- bzw. Monatsbasis und für einen Zeithorizont von mindestens drei Jahren. Feste Bestandteile sollten Kennzahlenanalysen von Cashflow-Renditen, Liquiditätsgraden, Eigenkapitalquote und Umsatz-Gewinn-Relation sein. Ergänzt um Risikomanagementsysteme zur Integration der verschiedenen vorsorgenden Instrumente, werden über das Praxiscontrolling alle relevanten Entwicklungsprozesse analysier- und steuerbar.

Mithilfe der Auswertungen lassen sich Unternehmensphasen mit positivem Wachstum deutlich besser ausschöpfen. Zeiten, die unter negativem Vorzeichen stehen, werden besser steuerbar und lassen sich wesentlich einfacher überwinden. Praxiscontrolling gehört mit zu den wichtigsten Managementaufgaben von Inhabern von Praxen, Zahnarztpraxen, Apotheken oder Medizinischen Versorgungszentren. Tatsächlich wird aber genau das in der Realität oft vernachlässigt. Die Gründe hierfür sind sicher vielfältig: wenig inhaltlicher Zusammenhang mit dem Behandlungsauftrag, war in der medizinischen Berufsausbildung nicht gefragt, Stress im Warte- und Behandlungszimmer, lange Arbeitstage.

Funktionierendes Controlling basiert auf einem Rechnungswesen, das zeitnah, exakt und transparent arbeitet. Erfüllt das Praxisrechnungswesen diese Anforderungen nicht ausreichend, wird es sogar zum Risikofaktor: Verlustbringer verstecken sich leicht hinter positiven Ergebnissen, wenn die Auswertungen auf veralteten Daten basieren. Auf diese Weise verlieren Planungen kurzerhand an Plausibilität und Wert.

In der Realität gehen viele Praxen mit der Vernachlässigung dieses Themas ein hohes Risiko ein. Der dynamisch wachsende Markt und permanente Wandel führen schnell zu Veränderungen auf der Einnahmen- oder auf der Kostenseite. Grundsätzlich müssen Veränderungen nicht dramatisch sein. Wenn sie aber negativ sind, besteht Handlungsbedarf – und zwar je früher desto besser. Wird der Handlungsbedarf erst entdeckt, wenn die Liquidität schon bedroht ist, werden Zeit und Handlungsrahmen schnell sehr eng.

Ein Beispiel dazu: Eine der letzten EBM-Anpassungen führte in vielen Praxen dazu, dass bestimmte Leistungen falsch bzw. gar nicht erfasst wurden. Die Ursache lag darin, dass Software-Updates nicht auf Anhieb fehlerfrei funktionierten. Eigentlich ein ganz normaler Vorgang, wie man es von jedem neuen Update von Microsoft oder anderen großen Software-Herstellern her kennt. Ohne ein solides Praxiscontrolling bleiben selbst banale Fehler wie diese lange unentdeckt. Erst Quartale später tauchen sie „plötzlich“ als Gewinneinbruch auf. Zusammenhänge mit den ursächlichen Fehlern sind jetzt deutlich schwieriger zu entdecken und dann kann die Liquidität bereits gefährdet sein.

Hinweise auf Schwächen im Rechnungswesen:

Wenn ein Rechnungswesen zeitverzögert, ungenau und unübersichtlich arbeitet, birgt es hohe Risiken für die Praxis. Selbst wenn in einer solchen Praxis Controlling kein Fremdwort ist, können auf veralteten und/oder ungenauen Daten keinerlei valide, belastbare Planungen erstellt werden. Erforderliche Kurskorrekturen sind kaum wahrnehmbar und damit auch nicht realisierbar.

Ein solides Praxiscontrolling weist zeitnah Abweichungen aus und gibt wichtige Hinweise auf deren Ursachen. Fehlentwicklungen, die sich schnell identifizieren lassen, können in der Regel auch einfach und kostengünstig behoben werden. Professionelles Praxiscontrolling bietet wertvolle Entscheidungshilfen, erweitert den Handlungsspielraum und schafft Transparenz und Sicherheit, auch in unruhigen Zeiten.

Personalentwicklung als Erfolgsfaktor - Gemeinsam statt einsam

Das Bild, das sich bei Patienten und Kunden von einer Praxis, einer Apotheke oder einem Medizinischen Versorgungszentrum entwickelt, wird maßgeblich von den Menschen am Empfang oder hinter den Verkaufstresen geprägt. Noch bevor ein Patient mit dem behandelnden Arzt in Kontakt tritt, wurde bereits eine ganze Reihe an Leistungen erbracht. Von der Terminvergabe, der ersten Befragung zum Anlass und Zustand des Patienten oder Entgegennahme von Beschwerden übernehmen Medizinische Fachangestellte viele Aufgaben in der Betreuung und Behandlung. Sie händigen nicht nur Rezepte aus und vereinbaren Termine für die Wiedereinbestellung, sondern messen auch den Blutdruck, machen Röntgenbilder oder klären Fragen zu Kosten, Rezeptanweisungen etc. Alles in allem sind die Praxismitarbeiterinnen und –Mitarbeiter sehr nah am Patienten und bilden eine wichtige Säule für den Erfolg einer Praxis, einer Zahnarztpraxis, Apotheke oder eines Medizinischen Versorgungszentrums.

Die Kompetenz, Motivation und das Engagement von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern sind entscheidende Faktoren. Gleichzeitig gelten die Anforderungen an diese Berufsbilder aufgrund der erforderlichen Sensibilität und Flexibilität als komplex und höchst anspruchsvoll.
Wichtige Aspekte bilden Mitarbeiterführung und Personalentwicklung. Erwiesenermaßen führen ein fairer, respektvoller Umgang, offene Informations- und Kommunikationskultur sowie persönliche und wirtschaftliche Anerkennung zu verbesserter Arbeitsleistung. Am Ende spiegeln sich diese sogenannten „weichen“ Erfolgsfaktoren messbar im Gesamtergebnis der Praxis.

Hinweise auf negative Personalentwicklung:

Wenn Patientenzahlen sinken, die Zahl an Beschwerden zunimmt, wenn der Krankenstand unter den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern ansteigt oder eine hohe Fluktuation vorherrscht, sind das wichtige Indikatoren, dass im Team etwas nicht stimmt. Die Kosten steigen, die Einnahmen schwinden. Für den Praxiserfolg zieht das mittel –und langfristig erhebliche Einbußen nach sich.

Regelmäßige Investitionen in die Personalentwicklung und der Ausbau eigener Führungskompetenzen gehören zu bewährten Instrumenten, um den Praxiserfolg nachhaltig zu sichern. Ein gutes Betriebsklima sorgt für die optimale Entfaltung des Einzelnen, ermöglicht effizientes Arbeiten ohne überflüssige Reibungsverluste und strahlt auf Patienten und solche, die es vielleicht werden wollen, gleichermaßen aus.

Fazit:

Über den Erfolg von Praxis, Zahnarztpraxis, Medizinisches Versorgungszentrum oder Apotheke entscheiden heute viele Faktoren. Finanzierung, Liquidität, Rechnungswesen, Controlling und Personal sind einige der wichtigsten. Darüber hinaus bilden weitere maßgebliche Faktoren, unter anderem Marketing und Praxismanagement, wichtige Säulen. Das ambulante Gesundheitswesen fordert von seinen Akteuren heute mehr denn je die Bereitschaft, auf Wandel und Komplexität umsichtig und aktiv zu agieren. Denn am Ende gilt: Auch die besten Investitionsideen sind zum Scheitern verurteilt, wenn die Planung ungenügend ist.

Erschienen in Heilberufe-Beratung direkt digital NR. 10/2014